Para Eventos En Punto es esencial dar a conocer el valor que agrega un coordinador en la planeación, diseño y ejecución de un evento. Un coordinador de eventos tiene a cargo la labor de interpretar las necesidades del cliente y poder materializarlas para garantizar que las reuniones, conferencias, lanzamientos y celebraciones se ejecuten de la forma más eficiente y fluida posible. Estos eventos están diseñados para unir a la gente, ya sea para fines comerciales, de recreo o deportivas.
Existen diversos tipos de eventos, que nosotros dividimos en tres grandes rubros, acorde a nuestras poblaciones objetivo:
Sociales: Bodas, ceremonias civiles o religiosas, fiestas de cumpleaños, aniversarios, desayunos, comidas, cenas, y cualquier tipo de celebración para ocasiones especiales.
Corporativos: Exposiciones, ferias, reuniones de trabajo, ceremonias, clausuras, festejos internos, conferencias de prensa, foros, seminarios, congresos, viajes de trabajo, simposios, convenciones, inauguraciones, talleres, paneles, eventos de entrega de donativos, presentación de proyectos y programas, eventos temáticos, talleres de recursos humanos o planeación, eventos deportivos, de recaudación de fondos, entre muchos otros que específicamente se requieran.
Gubernamentales: Los eventos gubernamentales pueden ser también como los corporativos, con la peculiaridad de adaptarse a los requerimientos específicos debido a las personalidades o altos funcionarios que asistan, por lo que hay que tener consideraciones especiales para eventos de corte ministerial o diplomático, días festivos, informes de labores gubernamentales, visitas de Estado, de entretenimiento a la ciudadanía, eventos sindicales, u otros similares a los actos o acontecimientos que la dependencia o entidad requiera.
En la mayoría de los casos, los eventos requieren gran concentración de personas, por lo que implican una cantidad significativa de organización logística, así como la consideración de necesidades tales como audio y sonido, iluminación, seguridad, banquete, acceso al lugar, estacionamiento, decoración y diseño del mismo. El coordinador del evento es responsable de la elaboración de estrategias y la aplicación de los diversos elementos que se combinan para crear el evento perfecto.
Para ser más específico, se requiere un coordinador de eventos para cumplir con las siguientes responsabilidades:
Planeación:
- Reunirse con el cliente y obtener una clara comprensión de sus necesidades y deseos específicos, informarse sobre la identidad de la organización, el propósito del evento, el mercado al que se dirige y los requisitos especiales que puedan tener.
- Investigar la causa del evento y agregar valor al hacer sugerencias y alternativas innovadoras de abastecimiento.
- Evaluar lo que está haciendo la competencia y asegúrese de añadir por lo menos un diferencial al evento que está manejando.
- Presentar al cliente diversas opciones y asegurarse de contratar aquellas que el cliente elija.
- Colaborar en la planificación y la elaboración de un presupuesto razonable y comprometerse a adherirse a él en todo el proceso de coordinación del evento.
- Estar atento y obedecer todas las políticas y procedimientos establecidos por el cliente para cumplir con todos los programas de planificación.
- Llevar a cabo, todas y cada una las inspecciones in situ antes de las visitas de los clientes.
Ejecución:
- Coordinar todos los aspectos técnicos, y logística del evento, con capacidad de decisión y respuesta inmediata, y dedicado de tiempo completo desde el montaje y durante el transcurso del evento.
- Buscar oradores y expositores, cuando sea parte de los servicios convenidos con el cliente.
- Buscar y reservar salas, alojamiento y traslados para los delegados o invitados y exponentes que así lo requieran.
- Buscar voluntarios o contratar personal para cubrir los diversos aspectos del evento (meseros, personal del bar, valet parking para el estacionamiento, acomodadores, etcétera).
- Asegurarse que todos los contratos y los depósitos estén en orden y dentro del tiempo requerido.
- Realizar pruebas de funcionamiento óptimo de todos los elementos y equipo requeridos para asegurar la calidad del servicio contratado.
- Mantener el contacto con los proveedores de servicios externos para facilitar el buen funcionamiento del evento en todo el proceso de planificación.
- Apoyar a los organizadores o el comité de patrocinios y / o donaciones en el diseño de la estrategia de relaciones públicas.
- Gestión de la escritura, impresión y distribución de las invitaciones y asegurar la recepción de las mismas, así mismo de los programas, menús y otros materiales impresos.
- Coordinar la distribución de material de marketing que se haya requerido para el evento (siempre en coordinación con el área de mercadeo, relaciones públicas o comunicación social).
- Representar a la empresa o cliente en todas las cuestiones relativas a las relaciones públicas y marketing del evento.
Seguimiento y evaluación:
- Generar al cliente reportes periódicos sobre los avances en la organización y desarrollo del evento.
- Grabar y distribuir todas las actas o minutas tomadas en diversas reuniones, cuando así lo hubiera solicitado el cliente.
- Llevar a cabo una encuesta de satisfacción al cliente para medir el cumplimiento de objetivos.
- Presentar un reporte final breve sobre la ejecución del evento que contemple (número final de asistentes, solicitudes adicionales que se hayan presentado durante la ejecución del evento, y cualquier eventualidad que deba ser del conocimiento del cliente).
La contratación de un coordinador de eventos profesional es muy benéfica para el cliente, estas son sólo algunas de las ventajas:
- Ellos proporcionan el toque de un experto, la aplicación de los conocimientos y habilidades de un profesional capacitado.
- El cliente será liberado de una enorme cantidad de trabajo y el estrés asociado con funciones de planificación de un evento.
- Una empresa de coordinación integral de eventos asegura buenas relaciones de trabajo con los proveedores de servicios, lo que significa que los precios son competitivos y se contratan proveedores confiables.
Para Eventos En Punto, la profesionalización de la coordinación logística de eventos es fundamental, es por ello que nuestro personal cuenta con vasta experiencia en esta materia, lo que garantiza prontitud y eficiencia en nuestra respuesta. En Eventos En Punto contamos con estándares de nivel de servicio tanto de tiempo como de diseño personalizado con el fin de ahorrarle tiempo y avanzar oportunamente en concretar su evento.
Para conocer los servicios que ofrecemos visite: www.eventosenpunto.com
Fuente
http://www.eventfocus.co.za/related/planning/what-does-an-event-coordinator-do/
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