Eventos En Punto es una empresa socialmente responsable, por lo que estamos comprometidos con el medio ambiente. En este sentido, es para nosotros muy importante compartir con ustedes algunas recomendaciones para realizar eventos diseñados en disminuir el consumo de bienes que generan contaminantes y pensando en la conservación del medio ambiente.
La sustentabilidad o sostenibilidad es la posibilidad de cubrir las necesidades del presente sin comprometer la habilidad de las generaciones futuras de cubrir sus propias necesidades. Es por ello que la organización de eventos sustentables o verdes son acciones de negocio que incorporan consideraciones ambientales durante todas las etapas de su gestión para minimizar el impacto negativo sobre el medioambiente.
Un evento verde contempla diversos criterios ecológicos que colaboran para el desarrollo sostenible del planeta, minimizando sus impactos negativos y corresponde a las entidades organizadoras del evento tomar medidas apropiadas sobre las tres dimensiones del desarrollo sostenible del planeta: ambiental, social y económica.
Se trata de una tendencia que nació en Europa y actualmente existen empresas alrededor del mundo que son las principales promotoras en desarrollar eventos verdes o sustentables, así como dar apoyo y ventajas competitivas a través del continuo proceso de mejora de los modelos de negocio y de gestión de las personas.
Pedra Base, es una empresa portuguesa cuya principal labor es la de difundir el concepto de eventos sustentables a través de cursos como “Organización de Eventos Socialmente Responsables – Greening Events”. Otra empresa reconocida en este ámbito es Maximillion, empresa Inglesa que ha realizado eventos verdes durante varios años ganando diversos premios de la industria verde, incluyendo el codiciado premio Scottish Tourism Thistle para el Turismo Sostenible y el Premio de Oro del Plan de Turismo de Negocios Verdes.
En México, aunque apenas se está creando una conciencia verde, no nos quedamos atrás. Existen ya empresas que coadyuvan al desarrollo de eventos verdes organizando expos como Expo En Verde Ser y The Green Expo; contando con diversos expositores de proveeduría sustentable.
Un evento sostenible adquiere una mayor relevancia comparativamente a otros eventos debido a diversas razones, entre las que destacan:
• La disminución de impactos ambientales
• La promoción de la economía local
• El efecto catalizador en las sociedades y culturas
• Atrae la atención de la opinión pública y el interés de los medios de comunicación.
La ejecución de un evento verde puede ser un proceso complejo y lento, no obstante, pueden realizarse algunas acciones relativamente sencillas y hacer la gestión de su evento, una gestión un poco más ecológica. Los criterios a tener en cuenta pueden ser aplicados al más variado tipo de eventos, ya sean conferencias, espectáculos culturales o deportivos, ferias, etc. A continuación enumeramos algunos que consideramos podrían ser el decálogo de Eventos En Punto en la realización de eventos verdes.
1. Ubicación y lugar.
Elije un lugar que sea céntrico para todos los asistentes el cual tenga fácil acceso al transporte público. Llevar a las personas a tu evento puede generar unas de las huellas de carbono más grandes ([i]), la temprana planificación considerando esto, es fundamental para una huella ecológica. Por ejemplo, si el público objetivo se desplaza mayormente en y alrededor del norte de la Ciudad de México, puedes realizar tus eventos en el Centro Banamex o en alguno de los hoteles de la zona de Polanco.
2. Movilidad y Transporte
Este punto es muy importante y uno de los más difíciles para hacerlo bien. Normalmente no nos preocupamos de las cuestiones de movilidad, a no ser que encontremos una barrera. Certifica siempre que existen rampas y elevadores que facilitan el acceso a personas con capacidades diferentes o movilidad reducida, al local del evento. En algunos casos, la cuestión del transporte usado en los desplazamientos hasta el local del evento no depende tanto de la entidad organizadora, como de cada uno de los participantes (excepto si se ha estipulado lo contrario).
No obstante, se puede integrar en la información del evento (página web) las opciones de transporte disponibles en la zona (ejemplos en la ciudad de México: metro, ecobici, rutas de autobuses y microbuses). Informa a los participantes y oradores de todos los transportes disponibles para acceder al local. Asimismo, se sugiere exhortar a tus invitados a ir caminando, en bicicleta o utilizar el transporte público. Si esto no es apropiado, puedes contratar un autobús y como último recurso incentivar los autos compartidos.
En Punto sugiere disminuir al máximo el uso de los coches individuales. Un plan de incentivos para alentarlo podría ser considerado, como por ejemplo otorgar descuentos en estacionamiento a aquellos automóviles que viajen con al menos tres personas.
3. Energía
Existen diversas posibilidades de optimizar el uso de la energía y combatir su desperdicio. Algunas medidas para un uso racional de la energía son la utilización de iluminación y ventilación naturales en los espacios, una climatización programada de acuerdo con una temperatura agradable y la utilización de equipamiento energéticamente eficiente. En Punto te sugiere que cuando contrates algún lugar para desarrollar tu evento, le solicites al local (centro de convenciones, hotel, etc.) que te indique las medidas de ahorro de energía que emplean. Siempre que sea adecuado y factible, y que el tiempo lo permita, ¿por qué no optar por una actividad al aire libre?
4. Comida y bebida
¡Comida de temporada y producida localmente es la clave del éxito! Estas consideraciones, proporcionan un beneficio económico local.
Adicionalmente, reduce el consumo de envases de plástico y/o vidrio, nunca proporciones agua embotellada, sirve el agua para beber en recipientes como jarras o garrafas de vidrio, de modo que se contamine menos.
5. Reduce
La primera de las tres «R». Es preciso trabajar arduamente para reducir los materiales que se pueden utilizar en un evento. Una sugerencia es hacer mayor uso a los medios electrónicos de comunicación, por lo que puedes comunicar todo respecto a tu evento previamente en su página web y así, reducir al mínimo la impresión de folletería, invitaciones, etc. Reducir materiales te ayudará a evitar generar basura y concentrarte en el contenido sustantivo de tu evento.
6. Reutilización
¿Todos los materiales tienen que ser completamente nuevos? NO
La segunda “R” de oro en este tema es reusar. En Punto sugiere hacer cuadernos de notas con aquellos cuadernos remanentes que les restan unas cuantas hojas y puedes poner todas esas plumas que están en la oficina a buen uso. Esto es un ejemplo de cómo podemos reutilizar los materiales que ya tenemos disponibles.
Cuando tengas que imprimir los materiales, utiliza papel reciclado o aquel papel que su producción haya sido aprobada por la FSC (Forest Stewardship Counsil – Consejo del Manejo Forestal), que es una de las certificaciones más importantes a nivel internacional.
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Te sugerimos que todo lo que quede después del evento sea examinado con ojo crítico para determinar si tiene que ir a la basura o puede ser reutilizado. Tanto derroche innecesario en los eventos, ¡es una locura!
7. Recicla
Esta es la tercera y última de las tres “Rs” y está estrechamente vinculada a la anterior, ya que el reciclaje sólo debe hacerse si realmente no puedes reutilizar los remanentes de materiales que hayan quedado después de tu evento.
¿Puedes evitar al máximo los desperdicios en tu evento y que todo sea reutilizado? No hay ninguna razón por qué no, si te esfuerzas lo suficiente, ya que si redujiste el consumo inicial en impresiones y materiales, es muy probable que lo que quede lo puedas reutilizar. Cuando imprimas pendones, libretas, artículos promocionales, procura no imprimir la fecha, así tus artículos podrán ser utilizados en cualquier otra ocasión.
8. Cadena de Suministro
Cada uno de nosotros tenemos proveedores favoritos y de confianza, y muy probablemente podamos utilizar proveedores locales. Es menos carbono el que se emite en el transporte de la entrega de proveedores y es bueno para la economía local. Si tienes tiempo «elabora tu cadena de proveedores verdes», comprobando que los proveedores son sostenibles y si es posible acreditados por un organismo reconocido.
Adicionalmente, puedes realizar tus propios esfuerzos con tus proveedores en cosas más sencillas como los materiales y tamaños de embalajes de los productos que te entreguen. Cuando esto se aplica a la administración de la cadena de suministro, los ahorros pueden ser muy importantes. Por ejemplo, parte del programa de sustentabilidad de Wal-Mart pide a los proveedores que «reduzcan el tamaño del embalaje en 5% para 2013». Los empaques más pequeños se traducen en más unidades por carga a transportar, lo que a su vez se traduce en menos viajes de cargas. No importa si tienes una empresa grande o pequeña, seguramente tus proveedores pueden aplicar medidas como esta.
9. Comunicación
Eventos en Punto te sugiere llevar a cabo una estrategia de comunicación asertiva, ya que de lo contrario algunos de tus invitados pueden no entender el propósito de tus acciones verdes en la organización de tu evento, afectando negativamente a su experiencia. ¿Cómo te sentirías si te presentas en una conferencia y tienes que usar un bolígrafo Bic usado y papel reciclado? Quizá pensarías que el organizador es “codo” o ahorrativo (en el mejor de los casos) y quizá hasta cuestionarías la calidad del evento.
Una parte fundamental del éxito de tus esfuerzos para organizar un evento verde es la concientización de los asistentes, además de hacerlos sentir que ellos mismos contribuyen con el medio ambiente. Así que la comunicación previa, durante y posterior al evento es vital para decirles a sus invitados lo que pueden esperar y por qué y cuáles serán los logros alcanzados en materia ecológica. Utiliza el evento como una oportunidad para educar e informar a los clientes acerca de la sostenibilidad. En Punto te recomienda que haya un equipo de personas o facilitadores “verdes” que ayuden a diseminar el mensaje. Acércate a nuestros asesores, podemos ayudarte a construir tu campaña de comunicación para tu evento.
10. Beneficio de la Comunidad
Es muy importante definir el rol de tu comunidad en tu evento. ¿Cómo puede tu evento dejar un legado positivo? Esto dependerá de la escala del impacto que desees dejar. Si tu evento es en una gran urbe, como la Ciudad de México, quizá sea más complicado, pero no imposible. Si tu presupuesto lo permite, quizá puedas adquirir para tu evento cestos para reciclaje y donarlos a tu localidad o al centro de acopio de alguna escuela o cadena de supermercados. En las comunidades rurales, en particular, están pobladas por las micro y medianas empresas y quizá tu aportación sea contratarlas como proveedores para tu evento en lo más posible para apoyarlos. Trata de involucrar las escuelas e instituciones de beneficencia locales.
Finalmente, si cuentas con presupuesto, puedes calcular el impacto ecológico de tu evento en tu comunidad y variar un poco los reconocimientos que otorgues a conferencistas o los regalos que des al equipo organizador y hacer una aportación al medio ambiente a través de la compra de bonos de carbono. Existen organizaciones en el país como Reforestamos México A.C., que te ayudan en este proceso.
Al regalar bonos de carbono forestal, no sólo ayudas a neutralizar parte de las emisiones generadas por tu evento y a combatir el cambio climático, sino que también apoyas a comunidades a recuperar sus bosques y selvas, incrementando su calidad de vida.
Esperamos que estas recomendaciones te sean de utilidad en la organización de tus próximos eventos. En Eventos en Punto te ofrecemos ayuda en la planeación de todos tus eventos. Estamos seguros que innovar en este ámbito será muy gratificante, ya que ayudas al medio ambiente y con la planeación adecuada, puedes generar ahorros para tu empresa.
¡Contáctanos!
Fuentes:
http://www.maximillion.co.uk/blog/1172_top-ten-green-event-tips
http://www.reforestamosmexico.org/
http://www.cnnexpansion.com/economia/2010/08/16/cadena-verde-suministro-ecolo-expansion
[i] La huella de carbono ha sido históricamente definido como «el conjunto total de gases de efecto invernadero (GEI) causados por una organización, evento, producto o persona».
Eventos En Punto 
Me resulto muy interesante este artículo y acorde a los tiempos en que vivimos. Con gusto nos estaremos contactando con ustedes para la organización de nuestro próximo evento en México.
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