Las reuniones de trabajo son necesarias e inevitables y es por ello que se requiere de buena organización para lograr que se planeen con antelación y así evitar la pérdida de tiempo. Eventos En Punto te da algunos consejos para que tus reuniones tengan éxito y se enfoquen en resolver asuntos más que convertirse en peroratas ([i]) interminables.
- Elabora un programa o agenda de temas a tratar. Si cuentas con un buen programa, ordenado y con estimaciones de tiempo para cada asunto a tratar, lograrás mantener un orden en la presentación y discusión de los temas. Es una receta muy eficaz, que aunque no debe ser rígida, te ayuda a que las reuniones no se salgan de su rumbo. Sugerimos circular la agenda de la reunión previamente entre los participantes, de esta manera todos conocerán previamente el tiempo de los puntos a tratar. No olvides dejar un espacio al final para conclusiones y un ajuste de tiempo de quince minutos para abordar los acuerdos finales y atender discusiones no previstas.
- Coordina la reunión previamente con los participantes. Motivar a la participación de quienes vayan a presentar algún tema es muy importante, ya que además de que se sentirán atendidos, podrás saber los estilos de cada uno y hacer hincapié sobre los tiempos con que cuentan para abordar su tema o asunto.
- Inicia la reunión En Punto de la hora citada. La puntualidad es “cortesía de caballeros” y de damas profesionales. Si todos han recibido la agenda de la reunión, sabrán que se cuenta con tiempo acotado para desarrollar los temas, por lo que es muy importante que se inicie a tiempo. Si lo haces de esta forma, sin importar si han llegado todos los participantes o no, generas un antecedente y en próximas reuniones tratarán de llegar incluso unos minutos antes de la hora citada.
- Inicia la reunión con una introducción. Es vital dar la bienvenida y establecer los objetivos de la reunión. Basta con cinco minutos al inicio para dejar claro el propósito de la reunión y que en caso que haya dudas sobre la presencia de algún participante, se puedan aclarar antes de iniciar.
- Seguimiento de la agenda. Es muy importante hacer seguimiento de los tiempos asignados para cada tema. Existen métodos para recordar a los participantes a que sean precisos en sus comentarios. Hay a quienes les gusta usar cronómetro, pero quizá sea demasiado rígido y puede ocasionar un ánimo adverso, por lo que puedes tener siempre en la sala de juntas un gran reloj de pared que esté a vista de todos. En caso que sea una reunión más concurrida, puedes usar tarjetas de colores: amarillo para indicar que restan 5 minutos a la participación y roja cuando el tiempo se haya agotado.
En ocasiones, cuando el participante haya excedido su tiempo, puedes solicitar que las preguntas sobre el tema abordado se pasen al final para poder ajustar tiempos; al fin y al cabo que al planear tu agenda consideraste algunos minutos de cierre que puedes aprovechar para ajustar tus tiempos.
- Asegúrate que tu sala de juntas sea adecuada para reuniones: Lo idóneo es que la sala esté bien iluminada, con ventilación suficiente y más bien fresca (21° Celsius). Una habitación más acogedora puede propiciar que la gente se aburra. Adicionalmente, hay que considerar que los nervios elevan la temperatura corporal, al estar reunidas varias personas y con equipos de cómputo encendidos se genera calor, por lo que la temperatura y ventilación pueden ser también factores clave.
- Atiende a tus invitados. Actualmente es muy común que los participantes tomen notas en iPads, Laptops, libretas, etc., por lo que debes contar con una mesa donde puedan apoyarse. Parece un consejo muy básico, pero en ocasiones hemos visto reuniones en las que se monta en formato de auditorio cuando es una reunión de trabajo y es completamente impráctico. Ten a la mano hojas y bolígrafos en caso que alguien los requiera. Asegúrate de tener un servicio de coffee break y de servirlo en una mesa aparte. Ten al menos agua fría y café.
Esperamos que estos consejos te sean de utilidad. Eventos En Punto los utiliza en el día a día y nos facilita mucho llevar un orden tanto en reuniones internas como con nuestros clientes y proveedores. Recuerda que como te desenvuelvas en las reuniones y como se desarrollen éstas, se refleja tu profesionalismo.
[i] Perorata. s. f Discurso o conversación larga e inoportuna que resulta molesta o aburrida para el que la oye.
Fuente: Diccionario Manual de la Lengua Española Vox. © 2007 Larousse Editorial, S.L. (http://es.thefreedictionary.com/perorata)
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